- Par Ahmed Bouanane
- Consultant- formateur
- Professeur-chercheur –ESCA EM
Les entreprises et les organisations travaillant en mode projet ou en équipes dispersées font appel à la réunion comme moyen de management, d’échange, de pilotage, de négociation, … et de résolution de problèmes. Cependant, quand ce moyen ne respecte pas les règles de l’efficacité managériale : préparation, animation et expression du leadership efficace, le résultat n’est pas au rendez-vous: le travail s’accumule, les dysfonctionnements accentuent la différence et le management devient déficient. L’entreprise perd en productivité et le management se voit inefficace. Comment éviter l’improductivité des réunions dans nos entreprises ? Et quelles sont les conditions de réussite de la réunion en tant que moyen de management ?
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La réunion : quelques traits de définition
Selon une approche sémantico-pragmatique, la réunion est une activité de construction ou de reconstruction de sens. Les participants y découvrent la signification non seulement de leurs paroles, mais aussi de leurs actions. … c’est un lieu d’émergence du savoir où les participants sont engagés dans des processus de construction de sens à partir de ce qui est dit, fait ou à faire. La réunion est un instrument de management participatif et de communication interpersonnelle. C’est un espace de collecte et de diffusion des informations et des directives. Elle permet de mesurer l’effet produit par une décision et engendre des effets d’émulation, de contagion et d’entraînement..
Selon PIA STALDER,[1] Une réunion, c’est un espace de négociation, de pertes et de gains, de cessions et de concession, il y a toujours des enjeux sociaux, notamment celui des faces et des places.
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Comment rendre vos réunions plus efficaces et productives?
une réunion maitrisée peut devenir pour l’entreprise un puissant support, à la fois de productivité prompte et de changement des habitudes de travail. Deux conditions le permettent : une bonne préparation et une excellente animation.
- La préparation logique et psychologique
La réunion est un acte intellectuel organisé qui se prépare, s’exécute et se contrôle. L’improvisation est donc bannie. Quelques critères à respecter :
- La réunion est-elle nécessaire ?
- Le projet, le sujet, les enjeux
- La formulation de l’objectif pour les participants et/ou pour l’entreprise. L’objectif de la réunion doit être SMART
- La liste des participants : de qui ai-je besoin dans l’entreprise pour atteindre cet objectif ?
- La stratégie par étapes: Quelles sont les étapes, les contenus à travailler, les moyens matériels et le temps à prévoir ?
- La rédaction de votre message : l’introduction, la première partie, la deuxième partie, la conclusion, le mot de la fin
Quant à la préparation psychologique, son efficacité dépend essentiellement de deux principes fondamentaux : la visualisation et l’ancrage positif[2]
- L’animation
Afin de réussir la performance du groupe pendant le déroulement de la réunion, Tout animateur est censé maîtriser trois fonctions principales :
- Producteur : l’animateur doit intervenir sur la forme et sur le fond (directif sur le fond et ouvert sur la forme). L’animateur est le premier support de communication. La production du message lui permet de rassurer les participants en anticipant les réactions voire les défiances des participants. il doit tenir compte de l’auditoire, sa spécificité, sa personnalité et ces ressources. Il est censé être intelligible et connivent. Vue que la réunion est le lieu de la construction du sens, Le message construit doit être structurée et suffisamment articulé pour garantir un meilleur feedback.
- Facilitateur : l’animateur facilite la participation de chacun, en s’assurant que tous ont le même niveau de compréhension du début. Le message doit être persuasif garantissant ainsi une réactivité efficiente des participants. Il est impératif que l’animateur adapte son style d’animation à la personnalité des membres du groupe.
- Régulateur: afin de réguler les réactions affectives qui se produisent à l’intérieur du groupe, l’animateur doit contrôler les comportements négatifs[3]. La matrice suivante permet à l’animateur de bien adapter son message et ces transactions aux différents types d’interlocuteur et de choisir les plus pertinents. Deux dimensions doivent être prise en considération pour choisir le style le plus approprié et rendre la réunion plus productive.
Cette matrice permet de dégager au moins cinq comportements :
| Phases
Types
|
Début | Pendant | Fin |
| 9-1
Autoritaire |
Imposer ses objectifs et sa méthode de travail | Imposer ses idées et ses avis et centralise les échanges | Apporte sa conclusion |
| 1-1
Laisser-faire |
N’intervient pas | Intervient peu | N’intervient pas
passif |
| 1-9
Participant |
Ne se positionne pas en tant qu’animateur | Donne son avis
Laisse faire |
Ne conclut pas
Laisse faire |
| 5-5
Participatif |
Établit un objectif commun et propose une méthode de travail | Fait progresser le groupe vers l’objectif et facilite la participation de tous | Résume le travail du groupe |
| 9-9
négociateur |
Implique les participants dans l’objectif et propose des rôles à chacun | Développe la créativité des participants
Cree une ambiance collective Mobilise les ressources de tous |
Propose une synthèse |
Pour conclure, on peut dire qu’une réunion efficace est une réunion productive permettant de combiner la dimension humaine et la dimension « objectif ». Animer effacement une réunion c’est intégrer dans son management l’intérêt pour le capital humain et pour les objectifs stratégiques et opérationnels de l’entreprise. La médiane en est le participatif. Le négociateur serait certainement celui qui développe l’intelligence collective et mobilise l’ensemble des ressources existantes dans son équipe. C’est l’expression parfaite du leadership moderne.
Le tableau suivant permet de récapituler le mode d’emploi des réunions productives.
| POUR | PENSER A | FAIRE | |
| 3. Sortir de la réunionnite | Limiter le nombre de réunions:
• S’interroger sur les raisons de la réunion • Quels autres moyens peuvent être envisagés Limiter le nombre de participants: • Qui doit impérativement assister à la réunion? • A qui puis-je déléguer ma participation? |
Espacer les réunions régulières
Préférer plusieurs petites réunions à 3 ou 4 plutôt qu’une grande de 15 ou 20 personnes |
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| Structurer des réunions courtes et efficaces | Choisir le moment le plus pertinent.
Définir le thème et l’objectif précis. Etablir un programme: • Sujet • Temps alloué • Ordre des intervenants Arrêter le contenu: les 3 ou 4 points clé à faire passer absolument. Prévoir: • Les objectifs • Les méthodes de travail • Les règles du jeu |
• Date
• Heure • Durée (ne jamais excéder 90 mn) • Dresser la liste des participants • Établir par écrit un canevas d’animation |
| • Assurer le suivi | • Rédiger ou faire rédiger le compte-rendu
• Fixer l’échéance de diffusion |
• Lister les décisions prises
• Lister les informations à communiquer • Lister les actions à mener |
| Animer avec efficacité | • Respecter l’horaire de début malgré les retardataires
• Finir à l’heure pour respecter l’emploi du temps des participants • Présenter les objectifs • Rappeler l’ordre du jour et les règles • Suivre le canevas • Faire respecter les temps • Conclure en résumant les points essentiels et les décisions prises |
• Ajouter sur un tableau en papier les points en supplément pour y revenir quand tous les sujets de l’ordre du jour auront été traités
• Faire le point régulièrement • Poser des questions pour éclaircir |
[1] PIA STALDER, « pratiques imaginées et images des pratiques plurilingues, éditions scientifiques » Bernes 2010,
[2] La visualisation et l’ancrage sont deux concepts empreintés à la PNL (programmation Neurolinguistique)
[3] voir le triangle dramatique de Karpman: persécuteur/ sauveur/ victime . ce sont des comportements à éviter pendant l’animation de la réunion.
